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得心应手地规划好你的日程安排

	得心应手地规划好你的日程安排

你是否曾在会议上为自己强大的适应能力而感到震惊呢?有了日程安排表后,我们总是希望能准时完成一件事然后再投入进下一项待办事项。

但时间不等人,所以即便我们很想在某件事上多花点时间,可我们还是会选择快速完事以便有时间去做其它事情。

所以,我们会选择在短暂的工作休息期间去查收邮件,简略地进行回复,果断地直接删除垃圾邮件。

而在日常工作中,我们总会发现在面对自己的日常安排时显得那么无力。 比如有时总会有几件小事萦绕在我们心头,令人感觉很不是滋味;而有时我们会被不期而至的电话和电子邮件累得够烦闷;还有就是老板突然委派一项紧急的任务给自己。

即便你制定了一份看上去有多完美的日程安排表,那都还不够。 你还需要把这几件事记在心上:切忌超额计划在制定日程安排时,我们所犯的最大的一个错误就是超额计划。

我们一整天的工作量可以有多大?我们对此总抱有乐观的估量,有时甚至是不切实际的。

盯着黑板六七个小时,我们以为自己可以记住上面所有的东西,但事实是根本我们做不到。

当我们在制定日程安排时看到纸上那一大块一大块的空白区域就总想把它给填满,但实际上我们永远也完成不了那么多的工作量。

不论你的工作是什么,你总会碰上一些干扰和阻碍。 你也会发现要完成一项工作总要花费更多的时间。 你每天都花多长时间去查收邮件呢?也许你觉得半个小时就绰绰有余了,但实际情况却有可能是整整一个小时。 预留缓冲时间通常我们都会制定如下的日程安排表:8:00-9:00阶段任务1:写报告9:00-9:30查收邮件9:30-10:30电话会议。 。 。

。 与其把每件事情都安排得十分紧凑,倒不如每次都留出10分钟左右的缓冲时间。

当你从一项任务转向另一项任务时,这段缓冲时间就为可以让你做好充分的准备,不论是心态方面还是其它方面,你就可以更好的投入这项工作。

(例如,假如你需要在电话会议前花上十分钟找一些相关资料或者是冲杯咖啡的话,那么你要牺牲原本计划用来查收邮箱的10分钟时间才行。 )你还可以从另一个角度去设定缓冲时间。

如果你的老板需要在星期五下午五点前读到你的报告,你就可以把截止期限提前至星期四5点。

这样做的好处就是你大可不必在最后一刻匆忙赶时间。 而且这也意味着你在星期五时的工作心情会更棒。

此外,你还能有充足的时间来应对突发事件和一些紧急任务。 为干扰项提前做好准备不论是在我们工作顺利还是不顺的时候,干扰时时会出现。

所以,你就要提前做好准备。

不要把每分钟都排进你的日程安排表中去------留出一些空闲时间,这样你才能有多余时间去处理延迟或拖延的任务。 在向老板或客户报告完成任务所需的精确时间时,你一定要把处理干扰项所需的时间也考虑进去。 如果完成一份销售计划需要整整十四个小时的话,千万不要说你可以在两天之内完成------因为一定会出现一些意外干扰拖缓你的工作进度。

定期休息一下你的日常安排表不应该看起来像是一张耐力测试表。

如果你全力以赴地投入进每一项任务,那你每隔一段时间就要得休息一下。

不休息一下的话,没有人可以至始至终做到全神贯注。

在完成了一项工作后,给自己留出一段休息调整的时间。

每天早上和下午各玩半个小时侠盗飞车会让你更有创造力。 假如你是自由自由者的话,那做到这点也就更容易了。 但你的老板也许不这样认为。

但你至少你还可以:离开办公桌,走到饮水机旁冲一杯咖啡,或做一些几乎不需要脑力的事情(比如说擦桌子,或者整理文件),这些活动都有助于你从高度集中的工作中解放出来。 你的日程安排计划表又是怎样的呢?你还有什么有效的方法可以与大家分享?(完)。

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